Inhoud
Aanmelden
als medewerker van een bedrijf.
Aanmelden als nieuw bedrijf.
Wachtwoord vergeten.
Wachtwoord de eerste keer wijzigen.
Het urenscherm.
Uitleg overzichten en beheer.
Uren
Medewerker
Projecten
Klanten
Facturen
Uursoorten
Status
Overwerk
Handleiding voor het gebruik van de applicaties van urenlijst.nl
Aanmelden als nieuw bedrijf.
Als bedrijf kunt u zich aanmelden voor het gebruik van urenlijst.nl. Klik hiervoor op
U komt dan in een nieuw scherm. terug naar boven
Hier kunt u de naam van uw bedrijf, uw eigen
naam en email adres invoeren. Klik vervolgens op de knop bevestig. U ontvangt
direct per email een bevestiging van uw inschrijving met hierin uw wachtwoord.
Als u hiermee inlogt, dient u de eerste keer uw wachtwoord te wijzigen.
De persoon die het bedrijf aanmeldt, is ook de beheerder. De beheerder
van het bedrijf heeft alle rechten en kan bijvoorbeeld uren nadat deze
geaccordeerd zijn, nog aanpassen. Nadat u zich heeft aangemeld, kunt u
de medewerkers voor uw bedrijf toevoegen. Elke medewerker krijgt hierin
rechten toebedeeld. Hier kan gekozen worden uit
beheerder (dat is degene die het bedrijf heeft aangemeld)
directeur
manager
medewerker
Aan een medewerker kan een manager worden gekoppeld. Die manager kan dan de uren van die medewerker accorderen.
Aanmelden als medewerker van een bedrijf.
U heeft als medewerker van uw bedrijf een email ontvangen met hierin een wachtwoord:
Vul zowel uw email adres als het hierin opgegeven wachtwoord in onderstaand scherm in en klik op de knop "bevestig".
Als het de eerste keer is dat u zich aanmeldt, dient u in het volgende scherm uw wachtwoord te wijzigen. terug naar boven
Wachtwoord de eerste keer wijzigen:
De eerste keer dat u zich aanmeldt voor toegang, komt u in een scherm waarin u uw wachtwoord moet wijzigen.
Er zijn geen voorschriften of beperkingen. Uw wachtwoord is "case sensitive" ofwel "er wordt gelet op hoofd- en kleine letters". Het is wel van belang dat u hierin een goede keuze maakt en het niet doorgeeft aan anderen. Het oude wachtwoord is als normale tekst zichtbaar. Klik vervolgens op de knop "Bevestig". U gaat dan naar het urenscherm waar u uw uren in kunt vullen. terug naar boven
Wachtwoord vergeten:
Als u zich al eens heeft aangemeld en u bent uw wachtwoord vergeten dan kunt u door op
te klikken direct een mail ontvangen op het email adres wat u op de eerste regel van dit scherm heeft ingevuld. terug naar boven
Het urenscherm.:
Als u ingelogd bent, komt u in onderstaand scherm.
In het scherm zoals u het hierboven ziet, kunt u direct beginnen met het invoeren van uw gegevens. Bent u als medewerker ingelogd dan heeft u geen knop "Overzichten en beheer".
Bovenin het scherm ziet u met welke week wordt gewerkt. In dit geval is het week 17 van jaar 2005. Deze week begint op 25-4-2005)
Met de navigatie knoppen
kunt u een andere week kiezen. In de lijst staan alle weken die u tot
nu toe heeft ingevuld. Met de knop "Ga naar" gaat u vervolgens
naar die week. terug naar boven
Als u in de week die u in wilt vullen met dezelfde projecten werkt als een reeds ingevulde week dan kunt u de projecten van die week kopieren naar de huidige week. (Dit kan alleen als er nog niets is ingevuld in deze week)
Selecteer de week die u wilt kopieren in de lijst en klik op "Kopieer". Alle gegevens behalve de de uren en km worden vervolgens gekopieerd naar de huidige week. terug naar boven
Vervolgens kunt u de uren invullen. Geef in de betreffende dag op hoeveel uren u op 1 project heeft gewerkt. (eventueel voegt u de kilometers toe, de aanvang- en eindtijden, de vertrek- en aankomst plaatsen en een opmerking). Selecteer vervolgens het project waar op gewerkt is, wat de uursoort is en of er sprake is van overwerk.
In bovenstaande afbeelding is een voorbeeld
gegeven.
Als u op de knop "Bevestig" klikt zonder dat u een projectnummer
heeft gekozen, krijgt u een melding dat er nog een projectnummer moet
worden gekozen.
Bij uursoort maakt u een keuze uit een lijst waarin staat vermeld wat de aard van de werkzaamheden waren. Deze lijst is door de beheerder van uw bedrijf samengesteld. Hetzelfde geldt voor het percentage.
Aan de bovenzijde van het scherm vindt u twee
knoppen 
en 
waarmee u het scherm kunt "afdrukken". Enerzijds in Excel formaat
(als u over Excel beschikt) en anderzijds in HTML formaat.
Heeft u op een andere dag op hetzelfde project
ook nog uren gemaakt dan kunt door op het potloodje te klikken de 
betreffende
regel wijzigen.
Als u alle uren heeft ingevuld, dient u de uren te accorderen. Hiermee geeft u aan dat u akkoord gaat. U kunt nadat u de uren heeft geaccordeerd nog steeds nieuwe uren toevoegen.
Rechtsboven in het scherm staat een knop "Accorderen". Als u hierop klikt als medewerker verdwijnt de mogelijkheid om de uren nog te kunnen wijzigen en verschijnt er aan de rechterzijde een X in de kolom "M". (medewerker). Bent u ingelogd als manager van de medewerker dan verschijnt er een "X" in de kolom "C". Bent u uw eigen manager dan komt er zowel in de kolom "M" als in de kolom "C" een X te staan. terug naar boven
- Beheer
Met de knop "Overzichten en beheer" kunt u een extra scherm met mogelijkheden toevoegen.
- Uren: Hiermee krijgt u het invulscherm voor de uren in beeld zoals hierboven beschreven.
-
- Medewerker: U krijgt een overzicht van alle medewerkers van uw bedrijf. Afhankelijk van uw toegangsnivo en uw rechten is dit overzicht gesplitst in twee delen. Aan de bovenzijde een groep (voorzover ingevuld) waarvan u het management voert en aan de onderzijde de overige medewerkers. Van uw groep medewerkers kunt u de uren bekijken, indien gewenst aanpassen, uren accorderen, persoonlijke gegevens wijzigen en de medewerker verwijderen. In onderstaande afbeelding is het scherm weergegeven als u een medewerker wilt wijzigen
- Met de knop "Projecten beperken" kunt u aangeven of de medewerker op alle actuele projecten uren mag boeken (niet aangevinkt) of dat het aantal projecten beperkt is. Als u dit vakje aanvinkt, komt er in het overzicht van de medewerker een extra knop. (alleen als u directeur of beheerder bent.)
- Klikt u hierop dan krijgt u onderstaand scherm.
- Het is hier belangrijk dat u de bovenste ook aanvinkt zodra u meer dan 1 project selecteert. Bij meer dan 1 project kunt u namelijk nooit de bovenste kiezen.. terug naar boven
-
Projecten. U krijgt een overzicht van de projecten met de aktuele status. U kunt schakelen tussen aktueel en niet-aktueel. Ook weer afhankelijk van uw rechten heeft u voor elk project beheer mogelijkheden:
Het pensymbool geeft u toegang tot de projectgegevens waar u de status van een project kunt wijzigen. Met die status bepaalt u of er nog uren mogen worden geschreven op dit project.
Met het rode kruis kunt u het project verwijderen. Dit kan echter alleen als er geen uren op dit project zijn geschreven.
Als u op de klantnaam klikt, gaat u naar de detail informatie van deze klant.
Als u op het projectnummer klikt, krijgt u in een apart scherm de tijdbesteding te zien.Hier kunt u aan elke regel een notanummer koppelen. Uren die gemaakt zijn voor een klant zijn dan eenvoudig op notanummer samen te voegen.
In dit voorbeeld is vóór de eerste regel een vinkje geplaatst en bovenaan notanummer 20 ingegeven. Klikt u nu op de knop "Ken notanummer... " dan wordt dit nummer aan de aangevinkte regel toegekend. terug naar boven
- Klanten, geeft u een overzicht van
alle klanten die u heeft aangemeld met mogelijkheden om de gegevens
te wijzigen of te verwijderen. Hier kunt u nieuwe klanten toevoegen,
het klanten bestand afdrukken en van bestaande klanten de gegevens
wijzigen.
Met de knop
krijgt u een overzicht van alle projecten van de betreffende klant.
terug naar boven
- Te factureren uren. Dit is een overzicht van alle projecten
waarvan nog niet alle uren zijn gefactureerd maar wel zijn geaccordeerd.
Er worden dan geen uren op projecten "vergeten" om gefactureerd
te worden. terug naar
boven
- Overzicht facturen. Hier heeft u een compleet overzicht van alle factuur nummers die uitgegeven zijn. Als u een factuur nummer selecteert, gaat u naar de gegevens die bij dit factuur nummer horen. terug naar boven
- Beheer uursoorten.
Voor elke nieuw bedrijf worden standaard 3 uursoorten aangemaakt. U kunt deze lijst zelf bijwerken an aanpassen aan uw organisatie. Een uursoort kan worden gekozen bij het invullen van de uren en is in overzichten apart zichtbaar. Voor de elektrotechniek zou hier kunnen staan "engineering", "montage", "werkvoorbereiding" en voor een basisschool "Vergadering", "huiswerk controle", .... Op individuele- of op project basis is dan in het overzicht te zien, wie, waar tijd aan heeft besteed. terug naar boven - Status.
In het scherm met statussen is 1 status ingevuld. U kunt deze lijst zelf bijwerken en aanpassen aan uw organisatie. Een status kan worden toegekend aan een project. Voor de elektrotechniek zou hier kunnen staan : "Offerte opstellen", "Offerte uitgebracht", "Project in uitvoering", "Project afgesloten". Voor elke status legt u bovendien vast of uren mogen worden geschreven als een project zich in die status bevindt. Als een project in de status "Project afgesloten" is en u heeft het vinkje "Uren schrijven toestaan" verwijderd bij de betreffende status dan is het project niet meer te kiezen bij het invullen van de uren. terug naar boven - Overwerk:
Het scherm met overwerk items is als u begint, gevuld met 4 items. U kunt deze lijst zelf bijwerken en aanpassen aan uw organisatie. Werkt u niet met overuren dan verwijdert u alle items (met uitzondering van de laatste). terug naar boven - Overzichten.
Voorbeeld grafische voorstelling (id=16)
Voorbeeld uitdraai tbv factuur (vanuit projectoverzicht)
Voorbeeld weekbriefje (vanuit urenscherm medewerker)
- Print. De medewerker kan hiermee een "weekbriefje" in een apart overzicht maken en eventueel printen
- Kopieer. Als een medewerker zijn uren in wil vullen en er zijn nog geen uren toegevoegd in de week die voorstaat, heeft hij met deze knop de mogelijkheid een eerder ingevulde week te selecteren en de projecten te kopieren. Alleen die projecten waar uren op mogen worden geschreven, worden toegevoegd. Bovendien worden alle uren, km en onkosten ed. niet meegekopieerd.
- 1 Week terug. Hiermee kan men naar de vorige week gaan.
- 1 Week Vooruit. Hiermee gaat men naar een volgende week.
- Uitloggen. Hiermee logt men uit. Als er gedurende 10 minuten geen aktiviteit is op de pagina wordt u automatisch uitgelogd. Met de pen ernaast heeft u de mogelijkheid uw NAW gegevens aan te passen.
Onderstaand een voorbeeld waar een aantal uren zijn geboekt.
Er zijn totaal 5 uren geboekt op project1 met uursoort 300. Uit de lijst "Uursoorten" zien we dat dit "Vakantie" betekent. Daarnaast zijn er nog 2 uur totaal geboekt op uursoort "Normaal". In het overzicht wat u met de knop "Print" kunt maken, ziet u het volgende.
De eerste twee tabellen zijn van de aktuele week. De onderste tabel is het jaartotaal tot en met de aktuele week terug naar boven
In overleg kan elk overzicht worden gemaakt.
Als medewerker kunt u uw uren accorderen met de knop "Accorderen". Als u hierop klikt, wordt elke regel voorzien vaneen vinkje in de kolom "M". Omdat u als beheerder werkt met alle rechten, kunt u nog steeds uren verwijderen en wijzigen. Bij de medewerker is dat niet meer mogelijk. Logt u in als manager van de medewerker dan kunt u met dezelfde knop de uren als manager accorderen. De manager kan dan niets meer wijzigen of verwijderen. Nadat hij geaccordeerd heeft, staat er in de kolom "C" een vinkje op elke regel.
Algemeen.
- Het weeknummer bestaat uit 4 cijfers, bijvoorbeeld "0520" Het betreft hier week 20 van het jaar 2005.
- Het laatste projectnummer, uursoort, klant en status item kan niet worden verwijderd.
- Toevoegen medewerkers. Als u nieuwe medewerkers toevoegt, krijgen zij automatisch een e-mail met een wachtwoord op het opgegeven e-mail adres. Hiermee kunnen zij zelfstandig aan het werk.
- De layout van de overzichten is afgestemd op het kopieren naar bijvoorbeeld Excel.
- Rechten. Er zijn vier niveau's waarop kan worden ingelogd. Het niveau wordt toegekend bij de aanmelding van de nieuwe medewerker (en is later aan te passen). Zo mag een manager geen projectnummers wijzigen maar wel de omschrijving of de status als hij de manager is van dat project.
- U kunt een manager koppelen aan een bepaalde medewerker.
- U kunt een project koppelen aan een manager.
Regis't bv,
Europaweg 187,
7336 AL Apeldoorn
T +31 (0)55 53 83 420
M +31 (0)6 44 194 259
F +31 (0)55 53 83 429